Die IT-Landschaft öffentlicher Verwaltungen ist im Laufe der Jahre stetig weiter angewachsen. Dabei sind unterschiedliche Lösungen zumeist nicht über ein orchestrierendes System miteinander verbunden. Silos und fehlende Schnittstellen machen es notwendig, dass Daten mehrfach manuell eingegeben oder abgerufen werden müssen. Die Handlungsfähigkeit der Verwaltungsmitarbeiter ist dadurch stark eingeschränkt. Ressort- oder behördenübergreifender Datenaustausch ist so gut wie unmöglich. Anpassungen infolge von Gesetzesänderungen oder Neuauflagen sind teuer und zeitintensiv. Die Folge: Die Systeme sind veraltet und anwenderunfreundlich.
Infolge der COVID-19-Pandemie benötigten mehrere Bayerische Ministerien für ihre Corona-Hilfsprogramme dringend eine Plattform, um Anträge auf Finanzhilfen von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Eltern und Soloselbständigen und Künstler:innen in der Krisenzeit effizient und schnell bearbeiten zu können.
In der Regel mussten PDF-Dokumente teils handschriftlich ausgefüllt, eingescannt und per E-Mail an die Antragsstellen gesendet werden. Das war mit langen Wartezeiten für die Antragsteller verbunden, da auch die Behörden Prüfungen und Freigaben manuell durchführten.
Mit der Pega-Plattform gelang es Greenfield Technology AG, die Antrags- und Genehmigungsprozesse in kürzester Zeit eine Soforthilfe Plattform konzipiert, implementiert und produktiv gesetzt.
Nach Genehmigung eines Antrags werden die Zahlungsanweisungen nun automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter des Freistaates Bayern und der Stadt München weitergeleitet. Erst dann wird eine Zahlungsbenachrichtigung erstellt und der Antragsteller über den positiven Bescheid per E-Mail informiert.
Die neue Anwendung hat die Antragsbearbeitung der Bayerischen Regierung bei der COVID-19-Finanzhilfe grundlegend verändert:
Über 300.000 Antragsteller haben innerhalb von nur wenigen Wochen mithilfe des effizienten und sicheren Online-Verfahrens finanzielle Hilfen in Höhe von rund 2,2 Milliarden Euro erhalten. Dabei war die Datenabfrage so konzipiert, dass keine betrügerischen Schlupflöcher entstanden sind.
Die Sachbearbeiter können auch im Homeoffice auf die Anträge zugreifen.
